Aanvragen subsidie

Er is een aantal eisen, waaraan het project in het ontwikkelingsland moet voldoen:

1. Het project moet bijdragen aan een structurele verbetering van de levensomstandigheden (basisbehoeften) van de armste bevolkingsgroepen (doelgroep) en bijdragen aan hun maatschappelijke en economische verzelfstandiging.
2. Er moet sprake zijn van een concreet en afgebakend eindig project.
3. Het project moet in ruime mate door de doelgroep gedragen worden. Is dat bij de aanvang van het project niet het geval, dan zal deelname aan het project door de doelgroep, in ieder geval tijdens de looptijd van het project gestalte moeten krijgen.
4. Bij beëindiging van het project moet de doelgroep in staat zijn het project over te nemen en voort te zetten, dan wel te onderhouden.
5. De aanvrager is verantwoordelijk voor een eindrapportage na afloop van het uitgevoerde.
6. Onder bepaalde voorwaarden kunnen ook noodhulpactiviteiten voor financiering in aanmerking komen. Eén van die voorwaarden is dat er aan de ontvangende kant een structuur, bijvoorbeeld een lokale of internationale organisatie bestaat, die kan waarborgen dat het geld of de goederen op de bestemde plek aankomen.
7. De prioriteit van de stichting Ontwikkelings-Samenwerking Aalsmeer ligt bij kinderen en vrouwen in achterstandsituaties. Ook aan de zorg voor het milieu wordt een groot belang toegekend.
8. Instemming van lokale autoriteiten in ontwikkelingslanden moet verkregen zijn vóór het project van start kan gaan.
9. Wanneer een projectaanvraag voorziet in onder meer aanschaf en/ofverzending van apparaten, machines of goederen, dan moet rekening gehouden zijn met, en voorzien zijn in, eventuele reparatiemogelijkheden en onderhoudskosten ter plaatse.
10. Transportkosten van goederen uit Nederland naar een ontwikkelingsland vormen bij voorkeur een beperkt onderdeel van de totale projectkosten. Vergoeding voor transporten van personen of goederen naar landen buiten Europa, komen nooit in aanmerking. Slechts voor transport van goederen naar landen in Midden- en Oost-Europa (uitgezonderd zijn landen aangesloten bij de Europese Unie) bestaat de mogelijkheid tot een vergoeding van transportkosten voor goederen.
11. Een bijdrage aan fondsenwerving door andere subsidiegevers (bijvoorbeeld reeds door andere overheden gesubsidieerde mede-financierings- organisaties) wordt niet nog eens door de stichting Ontwikkelings- Samenwerking Aalsmeer aangevuld.
12. Voorlichting (pers, presentatie, voorlichting op scholen e.d.) wordt door de subsidie-aanvrager verzorgd. Dit staat los van de mogelijkheid, die OSA soms biedt om het project te presenteren tijdens een publieks- voorlichtingsavond in het raadhuis.

De financiële voorwaarden zijn:

1. Voor het verkrijgen van de toegekende subsidie moeten worden ingediend:
   A. Bankafschriften waaruit blijkt dat de fondsen daadwerkelijk zijn ingezameld en doorgestuurd.
   B. Na afloop een financieel verslag in de vorm van uitgaven van de benodigde materialen in de vorm van rekeningen, bonnen en dergelijke. Als deze genoemde bescheiden niet uiterlijk een jaar na datum van de inzameling door OSA zijn ontvangen, wordt aangenomen, dat er geen aanspraak meer op subsidie gemaakt wordt voor nieuwe aanvragen, dan wel kan OSA het reeds toegekende subsidiebedrag terugvorderen.
2. Er wordt geen voorschot op financiering van het project verstrekt. In geval van een meerjarenproject (hooguit 2 jaar) voor hetzelfde, vindt uitbetaling plaats in meerdere tranches. In dit geval wordt er een tussenrapportage gevraagd. Deze tussenrapportage moet voldoen aan dezelfde voorwaarden als de eindrapportage.
3. De afrekening van het project moet altijd in euro’s worden uitgedrukt.
4. Wijzigingen in aard en opzet of uitvoering van het project dienen ter goedkeuring aan OSA te worden voorgelegd.

Niet-subsidiabele kosten zijn:

1. Exploitatiekosten van een project, waaronder salarissen van aangesteld personeel. In deze kosten moet echter wel voorzien zijn door het ontvangende land.
2. Kosten van uitzending of reis- en verblijfkosten naar en in een ontwikkelingsland en ook reis- en verblijfkosten van personen uit ontwikkelingslanden voor verblijf in Nederland of andere niet- ontwikkelingslanden.
3. Kosten van medische of technische apparatuur, machines en goederen, die in Nederland worden aangeschaft, terwijl deze in het ontwikkelingsland of in de regio zelf te krijgen zijn of vervaardigd kunnen worden.
4. Projectkosten, die reeds uit andere begrotingsposten van het ministerie voor Ontwikkelingssamenwerking worden (mede)gefinancierd, bijvoorbeeld door mede- financieringsorganisaties als OxfamNovib, Hivos, ICCO of Cordaid.
5. Uitzondering op deze regel is, dat een medefinancieringsorganisatie (MFO) het beheer over de fondsen heeft en specifiek het project alleen organisatorisch behartigt.
6. Projectkosten die niet ontwikkelingsrelevant zijn.
7. Plaatselijke huis-aan-huis-collecte